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Effektives Arbeiten mit ToDo-Listen … und andere Märchen

„ToDo-Listen kenn ich, habe ich schon Dutzende erstellt“.

Jeder kennt sie, jeder hat schon ein- oder mehrmals derartige Aufgabenplanungen entwickelt, bereitgestellt und …? Entweder sind sie so gewachsen, dass wir sie irgendwann einfach mit Nichtachtung strafen oder sie erledigen sich von selbst, weil keiner pflegt.

Bei meinen Beratungsprojekten und auch in unseren Archiven findet man ToDo-Listen, mit unterschiedlichsten Namen, aber immer mit der gleichen so vernünftigen Grundidee. Wir müssen unsere Aufgaben zu dokumentieren, ihnen Termine und Verantwortlichkeiten zuordnen und nach ihrer Erledigung festhalten, wann und mit welchem Erfolg dies geschah.

In der Theorie des Changemanagements taucht Projektmanagement – und dazu gehören diese Listen schon irgendwie – als Erfolgsfaktor auf. Aber dessen Bedeutung wird oft als nicht sehr groß betrachtet. Dies liegt nicht daran, dass Projektmanagement ansich eine schlechte Idee ist, sondern vielmehr, dass sie oft so schlecht umgesetzt wird. Dazu gehören nach meinen Erfahrungen, zu allererst und meistens der Umgang mit ToDo- oder Maßnahmelisten.

www.euronorm-mbt.de/9001

Mit den Tools „Maßnahmelisten“ und „Maßnahmeverwaltung“ vom ISO 9001-Portal können alle Maßnahmen, ob Empfehlungen von Systemaudits oder Festlegungen aus Reviews, thematisch entsprechend Normanforderungen der DIN EN ISO 9001:2015, terminlich oder nach den Verantwortlichkeiten organisiert und administriert werden.

Eine Stelle für alle Maßnahmen des Unternehmens, denn für alle gibt es einen Normbezug und damit eine passende Fragegestellung. Listen die sich „automatisch“ aktualisieren, wenn Selbst- oder Fremdbewertungen mit dem Programm dokumentiert werden. Verwaltung der Maßnahmen heißt Wichten, Verschieben, bewusst Verwerfen anstatt Vergessen und nicht zuletzt Abschließen mit Notizen zu Terminen und Personen.

Mit weniger Aufwand, höherer Nutzen, vielfältige positive Wirkungen.

Bertold Hellriegel